Шкаф для документов LockerBox помог Газпром автоматизировать передачу документов

Автоматизированный шкаф для хранения документов в Газпром с RFID-доступом, журналом операций, интеграцией СКУД и контролем выдачи документов от LockerBox.

Для крупных предприятий передача бумажных документов между подразделениями остаётся важной частью внутреннего документооборота. При этом сотрудники не всегда находятся на рабочих местах, а доставка документов через секретариат или других сотрудников создаёт дополнительные временные затраты и повышает риск ошибок.

В одном из административных комплексов ПАО «Газпром» для решения этой задачи была внедрена автоматизированная система LockerBox.

Новое решение позволило организовать контролируемую передачу документов между сотрудниками без необходимости личной встречи отправителя и получателя.

В основе проекта используется автоматизированный металлический шкаф для документов с доступом по корпоративным RFID-картам. Решение сочетает функции хранения, передачи и контролируемой выдачи документов внутри предприятия.

Сотрудник или курьер размещает документы через специальное приёмное отверстие в назначенную ячейку, после чего адресат может получить их в любое удобное время после авторизации.

Благодаря фирменному ПО “Документооборот” шкаф для документов предусматривает настройку доступов сотрудников к содержимому ячеек, а каждая операция фиксируется в журнале событий.

Камера хранения оборудована электромеханическими замками LB-ELock и интегрирована с корпоративной СКУД предприятия, поддерживая работу по корпоративным RFID-картам сотрудников.

По данным компании, внедрение позволило исключить необходимость хранения документов на ресепшен, сократить количество передач через посредников и повысить прозрачность внутренних процессов документооборота.

Проект стал ещё одним примером цифровизации внутренних процессов крупных предприятий и применения технологий самообслуживания в корпоративной среде. Для организаций, которые рассматривают возможность купить шкаф для документов, подобные решения становятся альтернативой классическим архивным системам, объединяя хранение, контроль доступа и передачу документов в единой цифровой среде.

Подробнее о конструкции оборудования, программном обеспечении и технических особенностях решения можно узнать в подробном техническом разборе LockerBox.

Больше проектов производителя LOCKERBOX - в канале MAX.