Тенденции в архивной обработке документов

Цифровая трансформация деловых операций, увеличение доли электронной документации, уменьшение использования бумаги, создание централизованного репозитория для документов, активно применяемых в деятельности компаний, – актуальные тенденции в сфере архивации касаются профессиональных архивных служб, крупных корпоративных структур, мелкого бизнеса и учреждений, которые организуют управление своим архивом самостоятельно.

Данные Госстата РФ по архивным услугам

В России наблюдается устойчивый рост числа организаций, делегирующих определённые функции сторонним исполнителям. Одним из востребованных направлений являются архивные сервисы, так как хорошо организованная документация является ключом к успеху в любом деле. Согласно исследованиям Государственного центра статистики РФ, за последние три года число частных и государственных предприятий, регулярно обращающихся в специализированные архивные агентства, увеличилось более чем в четыре раза. Это связано с тем, что даже средние и крупные предприятия всё чаще используют аутсорсинговые услуги в областях бухгалтерии, юриспруденции и архивирования, тем самым снижая свои расходы. На российском рынке архивных услуг функционирует множество компаний, предоставляющих услуги по ведению делопроизводства, сканированию и цифровизации документов, организации архивов и созданию электронных баз данных, что значительно упрощает повседневную деятельность любой компании, а также упрощает проведение квартальных и годовых аудитов и составление отчётов.

Список сборников документов, работа над которыми планируется в 2024 году

Следующие документы являются историческим наследием СССР и представляют особую важность, однако цифровизация ставит их сохранность под угрозу. Учитывая последние тенденции, недружественные страны все чаще пытаются исказить исторические факты, отраженные в том числе в документах, представленных ниже. В связи с этим необходимо усилить контроль за защищенностью документации, подготовить квалифицированных сотрудников для работы с документами и обеспечить безопасность хранения информации путем отказа от иностранного программного обеспечения и другими мерами.

·  «Восстановление промышленности Белоруссии 1943–1950 гг. Кн. 1-2: 1946–1950» (РГАЭ, ГА РФ, РГАСПИ);

·   «Оборонно-промышленный комплекс СССР в годы Великой Отечественной войны (июнь 1941–1945 гг.)». Т.5 в 2-х частях. Приложения (РГАЭ);

·   «Советско-китайские экономические связи 1949–1959» (РГАЭ, ГА РФ, РГАСПИ, РГАНИ, РГАКФД, РГА в г. Самаре, архивные учреждения Приморского края и Самарской области);

·   «Открытые судебные процессы над нацистскими преступниками и их пособниками в период Великой Отечественной войны и послевоенное время (1943–1947 гг.)» (РГВА, РГАСПИ, РГАНИ, ГА РФ, РГАКФД);

·   «Казахстан в годы Великой Отечественной войны. 1940–1945 гг.» (РГАЛИ, РГАСПИ, ГА РФ, РГАЭ, РГАКФД, Архив РАН, архивы Республики Казахстан);

·   «Судьба детей казахов-откочевников в российских регионах. 1931–1934 гг.» (ГА РФ, РГАЭ, РГАСПИ, РГАКФД, архивные учреждения Алтайского края, Курганской, Новосибирской, Омской, Оренбургской, Самарской, Саратовской, Свердловской, Челябинской областей);

·   «Советско-монгольские политические отношения. 1953–1982 гг.». Т.2. 1965–1982 гг. (РГАНИ, ГА РФ, РГАЭ, РГАКФД);

·   «Целина: освоение целинных и залежных земель в России и Казахстане. Конец 1920-х − 1960-е гг.» (РГАЭ, ГА РФ, РГАСПИ, РГАНИ, РГАКФД);

·   «Оборонно-промышленный комплекс СССР в годы Великой Отечественной войны (июнь 1941–1945 гг.)». Т.5 в 2-х частях. Ч.2 (1943–1945) (РГАЭ);

·   «История подготовки и опубликования рукописи Н.А. Вознесенского «Военная экономика СССР в период Отечественной войны» (РГАНИ, РГАЭ, РГАСПИ, ГА РФ, РГАКФД);

·    «Советский Союз и польское военно-политическое подполье. Апрель 1943 г. – декабрь 1945 г.». Т.2.Часть 3 (август 1944 – январь 1945 гг.); Т.3. (январь – декабрь 1945 г.) (ГА РФ, РГАСПИ, РГВА);

·   «Встречи и переговоры на высшем уровне руководителей СССР и Венгрии в 1957–1982 гг.». Т.2. 1965–1982 гг. (РГАНИ, РГАКФД);

·   «Венгрия и СЭВ. 1949–1991» (РГАЭ, РГАНИ, РГАСПИ);

·   «Переписка гетманов Левобережной Украины с Москвой и Санкт-Петербургом. 1654–1764 гг.». Т.2 (РГАДА);

·   «Россия и Белорусские земли в XVII – первой половине XVIII вв.». Т.3 (РГАДА);

·   «Македонцы в России, русские в Македонии. Конец XIX – первая половина XX вв.» (ГА РФ, РГИА, РГВИА, РГАДА, Главархив Москвы);

·   «Советско-вьетнамские экономические связи. 1945–1991 гг.» (РГАЭ, ГА РФ, РГАСПИ, РГАНИ, РГАКФД);

·   «Письма и бумаги императора Петра Великого». Т.XIV. Вып. 2 (РГАДА);

·   «Донецко-Криворожская республика. 1917-1920 гг. Сборник документов и материалов» (РГАСПИ);

·   «Коминтерн и Венгрия» (РГАСПИ).

Современные решения

Эффективная организация электронного архива требует применения передовых информационных технологий в этой сфере. Учитывая расходы на профессиональное программное обеспечение и подготовку кадров, становится очевидным, что развёртывание новейших операционных систем, создание интегрированной системы управления базами данных, а также слияние специализированных архивов — это домен крупных архивных организаций, поскольку для успешной реализации указанных задач требуются специфические программные продукты и современные методики их применения.

На рынке информационных технологий представлен широкий ассортимент современных решений, включая высококачественные отечественные разработки, выпущенные в рамках стратегии импортозамещения.

Электронные архивы

Несколько лет назад электронные архивные базы вводились как дополнения к уже действующим системам обработки документов. Однако в настоящее время разработка электронного архива происходит с первых дней существования фирмы.

Создание интегрированной системы управления архивацией дает возможность формировать единую базу для хранения всех документов и корпоративных данных, организованную для удобного поиска информации, и с четкими правилами доступа к электронному архиву для работников компании.

Бесперебойный электронный документооборот и перевод архивов в цифровой формат требуют хорошо налаженного процесса управления данными, а также обеспечения сохранности и функционирования документов, предназначенных для временного и долгосрочного хранения. В этом контексте, разработка методов, которые гарантируют долгосрочное сохранение электронной документации, является одним из основных направлений работы архивных учреждений.

Облачные технологии

При организации электронных хранилищ для малого и среднего бизнеса часто выбирают облачные решения. Преимущества такого подхода включают быструю настройку рабочих станций, простоту координации между отделами, возможность работы на расстоянии, надежную защиту информации, что способствует снижению расходов на управление архивом и увеличению продуктивности предприятия.

Внедрение искусственного интеллекта для решения задач

Это не только места для сохранения документов, но и мощные инструменты для создания аналитических отчетов, прогнозирования рабочих нагрузок, а также платформы для обучения искусственных интеллектов. Внедрение ИИ в архивное дело направлено на упрощение выполнения сложных задач, таких как выбор документов для архивирования, установление сроков их хранения и другие операции.

Тенденции планирования работы архивов на 2024 год

Безопасность и государственный учет архивных документов:

· Введение необходимых организационных, технических и прочих мер, нацеленных на улучшение уровня защиты и безопасности архивных ресурсов;

· Усиление надзора за выполнением правил огневой безопасности и противодействия терроризму;

· Обновление законодательной базы и внутренних регламентов по аспектам огневой безопасности и противодействия террористическим угрозам;

· Детализация планов цивильной защиты, сценариев предотвращения и устранения ЧС, мобилизационных проектов, сценариев повышения устойчивости работы архивных служб в условиях ЧС природного и техногенного происхождения и военное время (I квартал 2024 г.), паспортов защиты от террористических актов, инструкций по контролю доступа и порядку внутри объекта;

· Составление исходных данных для планирования действий по эвакуации (разбросу) персонала архивов и их семей, подготовке к обеспечению безопасности архивных материалов, их эвакуации;

· Создание и оформление схем защиты и вывода архивных материалов, отнесенных к категориям защиты;

· Исполнение необходимых условий для объектов критического значения (далее – КВО) в сфере защиты населения и территорий от ЧС природного и техногенного происхождения, владельцами которых являются государственные и муниципальные архивы, эксплуатирующие КВО;

·  Подготовка управленческого состава и сотрудников архивов к практическим действиям по приведению в готовность сил цивильной обороны и активации планов цивильной защиты, обеспечению безопасности от ЧС природного и техногенного характера, мобилизационной готовности и мобилизации, нормам огневой безопасности;

· Меры по усилению надзора в читальных залах за сохранностью архивных данных, особенно при их самостоятельном копировании посетителями.

Организация и проведение следующих работ:

·  Осуществление паспортизации архивных ресурсов государственного и муниципального уровня, а также коллекций рукописей музеев и библиотечных фондов на дату 01.01.2025, согласно требованиям и формам, установленным Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации (утвержденный приказом Росархива от 11.03.1997 № 11 и зарегистрированный в Минюсте России 08.07.1997, регистрационный № 1344);

·  Осуществление мониторинга за сохранностью и доступностью документов Архивного фонда Российской Федерации по данным на 01.01.2025 в соответствии с приказом Росархива от 30.05.2003 № 47 и письмом Росархива от 02.11.2006 № 5/2040-Т (исключительно для федеральных архивов);

·  Продолжение работы по составлению Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации (включая версии как на бумажных носителях, так и в электронной форме) и формирование региональных реестров;

·  Систематическое уменьшение количества несистематизированных документов, включенных в государственный учет;

·  Предотвращение потери документов из фондов РГАФД в процессе их переезда в новое помещение;

·  Завершение строительных работ архивного комплекса Государственного архива Российской Федерации в Калужской области, городе Обнинск.

Комплектование:

·  Внедрение стандартов для управления документацией Архивного фонда Российской Федерации и прочих архивных материалов в различных государственных, муниципальных учреждениях и компаниях, которые были утверждены Росархивом 31.07.2023 (приказ № 77) и зарегистрированы в Министерстве юстиции России 06.09.2023 под номером 75119;

·  Организация и выполнение задач по паспортизации учреждений, являющихся источниками для формирования фондов государственных и муниципальных архивов на момент 01.12.2024;

·  Продолжение применения в действующих процессах списков документации, создаваемой в рамках работы федеральных исполнительных органов и их подразделений, опубликованных на официальном портале Росархива;

·  Предоставление методической поддержки федеральным структурам в разработке инвентарей документации, формируемой в ходе их работы и деятельности аффилированных структур согласно директивам Правительства Российской Федерации от 26.03.2020 № ДЧ-П44-2409 (ГА РФ, ВНИИДАД);

·  Разработка проекта стратегического плана по передаче документации федеральных органов в архивный комплекс ГА РФ после его запуска;

·  Исследование эффективности внедрения систем электронного документооборота в деятельности учреждений, предоставляющих данные для формирования фондов государственных и муниципальных архивов.

Применение архивной документации:

·  участвовать в организации событий, отмечающих 80-летие освобождения Ленинграда от блокады, тысячелетие Суздаля, 950 лет первому упоминанию Торопца в летописях, 650-летие Кирова, 450 лет Уфе, трехсотлетие Российской академии наук и Военно-Морского архива, 225 лет со дня рождения А.С. Пушкина, столетие В.П. Астафьева, 85 лет началу советско-финской войны и Второй мировой войны, 75 лет Хабаровскому процессу и установлению дипломатических связей СССР с Китаем, 70 лет освоению новых земель, 50 лет началу строительства БАМ, 30 лет работы Госдумы, десятилетие присоединения Крыма и Севастополя к России;

·  заниматься дешифровкой архивов в рамках плана деятельности Межведомственной комиссии 2021–2025 годы (только для федеральных архивов) и планов работы экспертных комиссий в регионах для документов ликвидированных организаций без правопреемников;

·  усовершенствование предоставления государственных услуг, в особенности связанных с социальной защитой, на основе запросов от юридических и физических лиц, а также государственных и муниципальных структур;

·  сотрудничество с Социальным фондом России в организации электронного взаимодействия его территориальных подразделений с государственными и муниципальными архивами через Единую централизованную цифровую платформу в соответствии с Федеральным законом от 11.06.2022 № 182-ФЗ;

·  подготовка изданий документов согласно приложению № 1;

·  организация и проведение историко-документальных выставок в выставочных залах федеральных архивов и других местах по утвержденному плану Росархива;

·  добавление материалов в коллекцию оцифрованных документов, кино- и фотоматериалов о Второй мировой войне, доступную на сайте Президентской библиотеки имени Б.Н. Ельцина;

·  вклад в подготовку и обогащение федерального архивного проекта о преступлениях нацистов против мирных жителей СССР в годы Великой Отечественной войны 1941–1945 гг.;

·  разработка и пополнение межархивных Интернет-проектов таких как «Победа. 1941–1945», «Архивы – школе», «Блокада Ленинграда: главные документы» в рамках специального плана;

·  реализация информационных акций в сотрудничестве с Российским историческим обществом и по планам совместной деятельности с архивистами из Белоруссии, Казахстана, Вьетнама, Китая и Монголии.

Инфоресурсы и технологии:

·  Воплощение программ цифровизации, как ведомственных, так и региональных, в секторе управления архивами;

·  Продолжение замены иностранного ПО на отечественные решения с гарантией непрерывности функционирования технологического оборудования во время архивной работы;

·  Избежание использования неотечественного программного обеспечения при разработке новых информационных систем;

·  Защита информационной безопасности в отношении технологических средств и данных;

·  Ускорение процесса преобразования архивных индексов в электронный формат и их интеграции в национальную систему для удаленного доступа к архивам и справочно-поисковым базам (лишь федеральные учреждения);

·  Создание цифровой библиотеки для последовательного перехода к предоставлению цифровых реплик архивных записей вместо оригиналов и их доступности в Интернете, направленной на удовлетворение запросов граждан, общества и государства по исторической информации;

·  Развитие и дополнение отраслевых и местных баз данных и информационных систем;

·  Дополнение базы данных об открытых делах и документах федеральных архивов; обновление и интеграция в деятельность государственных и муниципальных архивов России базы данных о местах хранения архивных документов кадрового учета, а также обогащение базы данными о хранении документов кадрового состава государств-участников СНГ; управление межархивной автоматизированной системой для регистрации, учета и контроля за выполнением запросов (только на федеральном уровне);

·  Ведение интернет-сайтов и страниц архивов в соответствии с Методическими указаниями по разработке и продвижению официальных интернет-ресурсов органов управления архивным делом, государственных и муниципальных архивов РФ (ВНИИДАД, 2023);

·  Усиление активности архивных учреждений в социальных сетях и постоянное обновление публикуемых информационных материалов.

Организационное, методическое, научное, инфообеспечение:

·  Реализация стратегических инициатив Росархива и Национального мероприятия совета архивных учреждений федеральных округов для включения в архивный сектор Российской Федерации архивных структур ДНР, ЛНР, Запорожской и Херсонской областей, а также развитие сотрудничества с ними;

·  Продолжение процесса внедрения Стандартных норм времени и выработки по выполнению работ (услуг), проводимых (предоставляемых) государственными и муниципальными архивами (утверждены распоряжением Росархива от 08.08.2022 № 111 и зарегистрированы в Министерстве юстиции России 27.09.2022, регистрационный номер 70238);

·  Участие в мероприятиях, организованных уполномоченными органами исполнительной власти в сфере архивного дела, касающихся федерального и регионального контроля за применением законов о архивах, в деятельности Совета по архивному делу при Федеральном архивном агентстве и регулярных заседаниях Национального мероприятия совета архивных учреждений;

·  Организация и проведение встреч Российско-Китайской подкомиссии по архивному сотрудничеству, Российско-Казахстанской и Российско-Монгольской комиссий по архивам, а также встречи архивистов России и Белоруссии;

·  Участие в XXX международной научно-практической конференции «Документация в информационном обществе», проходящей в Москве 18–19 апреля;

·  Участие в отраслевом конкурсе научных исследований в области архивоведения, документоведения и археографии за период 2021–2023 годы.

ОСГ является ведущей архивной компанией в России и странах СНГ, имеющей более чем 25-летний опыт работы в данной сфере. Компания обслуживает множество организаций как на территории России, так и за ее пределами. Наши достижения признаны профессиональными наградами. В настоящее время ОСГ хранит более 22 миллионов коробов в 50 архивных центрах по всей России. Услуги компании включают в себя управление бумажным архивом - архивное хранение, архивная обработка и конфиденциальное уничтожение, а также электронный архив - сканирование, автоматическое распознавание данных, оцифровка документов, создание электронного архива и многое другое.

ОСГ — это крупнейшая архивная организация в России и странах СНГ, успешно функционирующая в архивной сфере более 25 лет. Компания предоставляет свои услуги не только в пределах России, но и за её границами, работая с разными организациями. Успехи ОСГ подтверждены множеством профессиональных наград. В данный момент в распоряжении организации находится более 22 миллионов коробов, хранящихся в 50 архивных центрах по всей стране. ОСГ предлагает полный спектр услуг по управлению архивами, включая хранение документов, их архивную обработку и конфиденциальное уничтожение, а также современные цифровые услуги – сканирование, автоматизированное распознавание данных, создание электронных архивов и др.